צ׳קליסט היערכות לניהול ושמירת הקלטות שיחה

בדיקה מהירה

איך להיערך לחובת הקלטת שיחות בעסק?

עברו על הפריטים הבאים ובדקו כמה מהם העסק שלכם יכול להשלים היום. ככל שיש יותר פערים, כך נדרש תהליך מקומי מסודר יותר לניהול ההקלטות.

1. מיפוי מקורות ההקלטהמיפוי של כל מרכזייה, מערכת טלפוניה, תיקיית הקלטות וקובץ ייצוא שבהם העסק משתמש.
2. בדיקת הגעה מלאהוידוא שכל השיחות שמיועדות להישמר אכן מגיעות למערכת, ושאין שיחות חסרות.
3. פתיחה ושליפה של קבציםבדיקה שהקובץ ניתן להורדה, לפתיחה ולהעברה בלי תלות ידנית מיותרת.
4. שיוך פרטי שיחהמספר טלפון, תאריך, נציג, לקוח, עסקה ומקור ההקלטה חייבים להיות זמינים לחיפוש.
5. שמירה ומניעת מחיקההגדרת כלל שמירה ברור והגנה מפני מחיקה לא מכוונת לפני סיום תקופת השימור.
6. זיהוי חוסריםאוטומציה או תהליך ידני שמזהה קבצים חסרים או פגומים ומקצה בעל אחריות.
7. תהליך בקשת לקוחבעל תפקיד, תאריך יעד, סטטוס, תיעוד ותזכורת להסלמה כשצריך.

8. הרשאות ומסירה מאובטחתחלוקה לפי תפקידים, גישה מוגבלת, אישור לפני פעולה רגישה ותיעוד גישה.
9. בדיקת שליפה אמיתיתהרצה של בדיקת שחזור על שיחה היסטורית אמיתית ולא רק על נתוני דמה.
10. תיעוד הפעריםרישום מסודר של מה כבר עובד ומה עוד צריך להשלים לפני הפעלת התהליך.